Apesar da obsessão pela produtividade, muitas organizações seguem presas a ciclos de trabalho que consomem muita energia e geram pouco valor. Vejamos a seguir como mudar esse cenário.

Com o tempo, processos bem-intencionados tendem a crescer em complexidade, comprometendo a agilidade. Como resultado, muitas empresas operam em uma espécie de “esteira infinita”: muito esforço, pouca direção, e a falsa sensação de movimento.

Esse é o paradoxo da eficiência improdutiva: quanto mais buscamos acelerar, mais nos aprisionamos em ciclos intermináveis de organização, reuniões e aprovações. Resultado? Mais tempo organizando, menos tempo executando. A seguir cito algumas dessas “armadilhas”:

• Reuniões sem propósito
  Estima-se que 37% do tempo de profissionais seniores é consumido por reuniões, muitas delas desnecessárias. Falta clareza, sobra formalidade.

• Métricas que valorizam movimentação, não impacto
  Atividades são medidas em quantidade, não qualidade. O foco está em entregas, horas trabalhadas, relatórios de status — e não em resultados estratégicos.

• Foco no operacional, não no estratégico:
  Sob pressão, líderes e times são tragados pela gestão da rotina: incidentes, burocracias, entregas. Faltam espaço e energia para pesquisa, inovação, desenvolvimento de talentos e planejamento de longo prazo.

Redirecionando a bússola: o papel da liderança tech

Considere uma equipe de desenvolvimento que deveria estar focada em criar uma nova funcionalidade, mas perde semanas em reuniões sobre prioridades, revisões de decisões já tomadas. A consequência é um produto atrasado e uma equipe desmotivada — um exemplo clássico do paradoxo que valoriza a ocupação em vez do impacto.

Nesse contexto, a liderança tem um papel fundamental: não apenas otimizar processos, mas reinventar a forma de trabalhar, promovendo um ambiente em que o foco no impacto seja a regra. Isso está alinhado ao estudo da Deloitte, que destaca a importância de gestores deixarem o microgerenciamento de lado para atuarem como facilitadores e agentes de empoderamento estratégico. O que fazer, então?

Automatizar o que é operável

Libere o capital humano para pensar, criar e resolver problemas complexos. A automação deve ser aliada estratégica, não um reforço para processos disfuncionais.

Revisar responsabilidades e fluxos

Audite processos internos. Identifique aprovações desnecessárias, handoffs redundantes e rituais que travam mais do que ajudam. Reestruture equipes para serem mais autônomas e multifuncionais.

Criar espaço deliberado para estratégia e foco

 Reserve blocos de tempo para foco profundo, institua dias sem reuniões, estimule a reflexão individual e sessões estratégicas protegidas de desvio operacional.

Mapear atividades que não geram valor

Faça uma auditoria de tempo e elimine tarefas de baixo impacto. Considere a criação de squads sob demanda para iniciativas que exigem foco e agilidade.

Aplicar tecnologias emergentes com intenção clara

Automatizar processos ineficientes só amplia seus problemas. Antes de adotar IA ou outras tecnologias, repense fluxos e estratégias. O potencial da IA só se realiza sobre bases sólidas e com cultura de inovação e aprendizado.

Quer ver um exemplo prático de como reajustar essa bússola? A Shopify, uma empresa de software, conduziu uma iniciativa que mostra caminhos alternativos para aumentar a produtividade e o impacto nas organizações. Como?

A empresa adotou ferramentas assíncronas para troca de diálogo entre times e criou a Shopify Cost Calculator, que estima o custo financeiro de cada reunião. E qual foi o resultado dessas duas práticas? A Shopify conseguiu eliminar cerca de 12.000 reuniões.

O caso da Shopify evidencia um paradoxo comum: ao eliminar reuniões improdutivas, ganhou-se espaço para foco e inovação — prova de que excesso de processos e métricas vazias freia o progresso. O caminho está na automação inteligente, em lideranças que empoderam seus times e em métricas que refletem transformação real. Em suma, o verdadeiro diferencial está em liberar talentos para o que realmente importa: criatividade, inovação e impacto sustentável.

Caio Laurino

Fonte: TI INSIDE Online - Leia mais

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